Anbefalinger for digitale doktorgradsprøver
Vi anbefaler at digitale doktorgradsprøver (prøveforelesning og disputas) gjennomføres med verktøy som deltakerne er kjent med fra før der det er mulig.
Vi anbefaler primært å bruke Teams, som har enkel funksjonalitet for å dekke behovene. Dersom deltakerne ikke er fortrolige med Teams, kan Skype for Business brukes som et alternativ.
Krav til utstyr hos deltakerne (kandidat, disputasleder, opponenter)
- Vi anbefaler bruk av løst USB-kamera og hodesett med mikrofon (eventuelt god konferansehøyttaler med mikrofon). Innebygd høyttaler og mikrofon bør bare brukes i nødstilfelle.
- Deltakerne må tenke på sin plassering i forhold til lys- og støykilder.
- Oppsettet og kommunikasjonen mellom deltakerne bør prøves på forhånd i det systemet som skal brukes. Vi anbefaler at det innkalles til og gjennomføres en teknisk prøve på samme måte som selve doktorgradsprøven.
- IT-avdelingen kan være behjelpelig med assistanse, låneutstyr o.l., se under.
Doktorgradsprøver med Teams
1. Kall inn til doktorgradsprøven som et Teams-møte. Dette gjøres gjennom kalenderen i Outlook ved å velge "Nytt Teams-møte" på båndet. Ta med alle deltakerne (kandidat, opponenter, leder, ...) i innkallingen.
2. Endre innstillinger for møtet. Når du har sendt innkallingen til Teams-møtet for doktorgradsprøven, åpne møtet igjen og gjør følgende:
- Hold nede CTRL mens du klikker på "møtealternativer" for å få opp innstillinger for møtet.
- I møteinnstillingene velger du "Alle" på "Hvem kan omgå lobbyen?". Dermed kan hvem som helst komme inn i møtet som tilhørere. Husk å trykk "Lagre":
- Høyreklikk på teksten "Bli med i Microsoft Teams-møte" og velg "Kopier hyperkobling". Da får du tatt en kopi av linken som må brukes for å delta i møtet. Den skal settes inn i kunngjøringen om doktorgradsprøven:
- Lenken du kopierte fra møteinnkallingen er veldig lang! Før den settes inn i kunngjøringen, kan det være lurt å erstatte den med en forkortet lenke, som du f.eks. kan lage på tinyurl.com.
- Alle som bruker lenken vil få opp møtet i sin nettleser (eller Teams-program hvis de har det installert). Det er ikke noe krav om at man har UiB-konto eller Microsoft Office 365-konto. Dermed er doktorgradsprøven helt åpen. (Dersom det ikke er ønskelig, velger man bort "alle" på innstillingen "Hvem kan omgå lobbyen?". Da må møte-administrator "slippe inn" de som ønsker å delta.
3. Gjennomfør doktorgradsprøven
- Publikum bør ved oppstart informeres om noen kjøreregler, spesielt at de demper (muter) sine mikrofoner for å unngå støy på linjen, og at spørsmål ex auditorio (der det er aktuelt) kan stilles i møtets chat.
- Under møtet bør møteleder (administrator som har kalt inn til møtet) følge med i Teams. Gjør deg kjent med kontrollene i menyen (se bildet).
- Det vil være nyttig å ha chat-vinduet oppe så man kan se om det kommer inn spørsmål osv.
- Det kan også være nyttig å se listen over møtedeltakere, bl.a. for å se at publikum har dempet sine mikrofoner. Hvis det kommer støy fra en av møtedeltakernes mikrofoner kan administrator høyreklikke på denne og velge å dempe mikrofonen.
Doktorgradsprøver med Skype for Business
Hvis det ikke er mulig å gjennomfører møtet i Teams, kan det eventuelt gjennomføres i Skype. Hovedforskjellen er at dette møtet ikke kan være åpent. De som ønsker å delta som publikum må dermed melde seg til møtets administrator, som må legge dem til i innkallingen.
- Kall inn alle deltakerne (kandidat, opponenter, leder, ...) til et Skype-møte. Dette gjøres gjennom kalenderen i Outlook. Se videoveiledning.
- Kunngjør at publikum som vil delta må melde fra til administrator på e-post. De som melder seg på på denne måten, legger administrator til i innkallingen.
Ellers er gjennomføringen som for Teams-møte over.
Strømme doktorgradsprøver åpent på YouTube e.l.
Et åpent Teams-møte som beskrevet over, bør være hensiktsmessig for å avholde en digital doktorgradsprøve med adgang for publikum.
Hvis det av en eller annen grunn er ønskelig å strømme møtet på YouTube, kan dette være mulig å gjøre. Det krever en del mer forberedelser og teknisk støtte, og må derfor avtales i god tid. Ta kontakt gjennom UiBhjelp for å avtale.
Hjelp
Hvis du har spørsmål eller tekniske problemer, eller vil bestille teknisk gjennomgang eller bistand bved gjennomføring av doktorgradsprøve, ta kontakt gjennom UiBhjelp eller telefon til BRITA: 55 58 47 00.
Se også:
