Anbefalinger for digitale doktorgradsprøver

Under utvikling! Denne siden er under utvikling og ble sist oppdatert 15.03.2020 av Edmmb . Artikkelen kan eksistere på engelsk. Se etter en språklenke i menyen til venstre.

Vi anbefaler at digitale doktorgradsprøver (prøveforelesning og disputas) gjennomføres med verktøy som deltakerne er kjent med fra før der det er mulig.

Vi anbefaler primært å bruke Teams, som har enkel funksjonalitet for å dekke behovene. Dersom deltakerne ikke er fortrolige med Teams, kan Skype for Business brukes som et alternativ.

Krav til utstyr hos deltakerne (kandidat, disputasleder, opponenter)

• Vi anbefaler bruk av løst USB-kamera og hodesett med mikrofon (eventuelt god konferansehøyttaler med mikrofon). Innebygd høyttaler og mikrofon bør bare brukes i nødstilfelle.
• Deltakerne må tenke på sin plassering i forhold til lys- og støykilder.
• Oppsettet og kommunikasjonen mellom deltakerne bør prøves på forhånd i det systemet som skal brukes. Vi anbefaler at det innkalles til og gjennomføres en teknisk prøve på samme måte som selve doktorgradsprøven.
• IT-avdelingen kan være behjelpelig med assistanse, låneutstyr o.l., se under.

Doktorgradsprøver med Teams

1. Kall inn til doktorgradsprøven som et Teams-møte. Dette gjøres gjennom kalenderen i Outlook ved å velge "Nytt Teams-møte" på båndet. Ta med alle deltakerne (kandidat, opponenter, leder, ...) i innkallingen.

1. Endre innstillinger for møtet. Når du har sendt innkallingen til Teams-møtet for doktorgradsprøven, åpne møtet igjen og gjør:

1. 1. Hold nede CTRL mens du klikker på "møtealternativer" for å få opp innstillinger for møtet.
   2. I møteinnstillingene velger du "Alle" på "Hvem kan omgå lobbyen?". Dermed kan hvem som helst komme inn i møtet som tilhørere. Husk å trykk "Lagre":

1. 1. Høyreklikk på teksten "Bli med i Microsoft Teams-møte" og velg "Kopier hyperkobling". Da får du tatt en kopi av linken som må brukes for å delta i møtet. Den skal settes inn i kunngjøringen om doktorgradsprøven:

1. 1. Lenken du kopierte fra møteinnkallingen er veldig lang! Før den settes inn i kunngjøringen, kan det være lurt å erstatte den med en forkortet lenke, som du f.eks. kan lage på tinyurl.com.

1. Gjennomfør doktorgradsprøven
   1. Publikum bør ved oppstart informeres om noen kjøreregler, spesielt at de demper (muter) sine mikrofoner for å unngå støy på linjen, og at spørsmål ex auditorio (der det er aktuelt) kan stilles i møtets chat.
   2. Under møtet bør møteleder (administrator som har kalt inn til møtet) følge med i Teams. Gjør deg kjent med kontrollene i menyen (se bildet).

Det vil være nyttig å ha chat-vinduet oppe så man kan se om det kommer inn spørsmål osv. Det kan også være nyttig å se listen over møtedeltakere, bl.a. for å se at publikum har dempet sine mikrofoner. Hvis det kommer støy fra en av møtedeltakernes mikrofoner kan administrator høyreklikke på denne og velge å dempe mikrofonen.

Doktorgradsprøver med Skype for Business

• Kall inn alle deltakerne (kandidat, opponenter, leder, ...) til et Skype-møte. Dette gjøres gjennom kalenderen i Outlook. Se videoveiledning.
• Annonser at publikum som vil delta må melde fra til administrator på e-post. De som melder seg på på denne måten, legger administrator til i innkallingen.
• Før avviklingen er det viktig at alle deltakere er utstyrt med riktig utstyr. Vi anbefaler bruk av løst USB-kamera og hodesett med mikrofon (eventuelt gode konferansehøyttaler med mikrofon). Innebygd høyttaler og mikrofon bør bare brukes i nødstilfelle. Oppsettet og kommunikasjonen mellom deltakerne bør prøves på forhånd. IT-avdelingen kan være behjelpelig med assistanse, låneutstyr o.l., se under.
• Publikum bør ved oppstart informeres om noen kjøreregler, spesielt at de demper (muter) sine mikrofoner for å unngå støy på linjen, og at spørsmål ex auditorio (der det er aktuelt) kan stilles i Skype-møtets chat.

Hjelp

Se også veiledning på Se veiledning her.