Fellespost i Outlook
Felles e-postadresse som avsenderadresse i Outlook 2003
I Outlook kan de som mottar fellespost til avdelingen også bruke fellespostadressen (postmottak) som avsenderadresse. Svar til meldinger sendt med fellespostadressen som avsenderadresse, vil også automatisk gå til denne adressen. Man trenger da altså ikke å velge fellespostdadressen som returadresse (se også Felles e-postadresse som returadresse i Outlook 2003). Men det er mulig å legge til sin personlige adresse som returadresse om det er ønskelig.
For å bruke fellespostadressen som avsenderadresse i Outlook, gjør man følgende:
1) Med en melding oppe som skal sendes, åpner man Vis-menyen og velger "Fra-feltet".
2) Deretter kan man enten:
a) Skrive inn fellespostadressen i Fra-feltet, eller neste gang begynne å skrive og velge fra menyen som dukker opp.
eller:
b) Klikke på knappen
[Fra] og finne avsenderadressen i den globale adresseboken. Begynn å skrive inn adressen i feltet til venstre og velg i feltet under. Klikk
[OK] .
3) Til slutt skal det se omtrent slik ut (med riktig postmottakadresse):
Felles e-postadresse som returadresse i Outlook 2003
Når man sender en e-post kan man velge en annen adresse som returadresse. Det vil si at om mottaker svarer på meldingen vil den ikke bli sendt til deg personlig, men til valgt returadresse (fellespost). Dette vil kunne vere svært nyttig, spesielt ved fravær. Merk likevel at man også kan bruke fellespostadressen som avsenderadresse (se Felles e-postadresse som avsenderadresse i Outlook 2003), og det er da ikke nødvandig å legge den inn som returadresse.
Fremgangsmåten for å endre returadresse til fellespostadresse i Outlook er som følger:
1) I vinduet "Ny melding" klikker man på knappen [Alternativer].
2) I vinduet "Meldingsalternativer", under "Alternativer for levering", bak feltet "Send svar til", klikker man på knappen [Velg navn...].
3) I vinduet "Send svar til" kan du velge adressebok (1), så søke i feltet oppe til venstre (2), velge adresse og overføre til feltet "Meldingsmottakere" med knappen [Sendt til ->]. Klikk [OK] når dette er gjort.
4) I vinduet "Meldingsalternativer" skal det nå vere merket av for "Send svar til:" og med riktig fellespostadresse i feltet bak. Klikk [OK] når du har sjekket at dette er i orden.
Outlook-brukere som mottar fellespost til avdelingen kan få slik epost automatisk sortert i Outlook til en egen mappe. Man kan også sende meldinger med fellespostadressen som avsender- eller returadresse.
Automatisk sortering av fellespost i Outlook
Enkel sortering av fellespost via Ordne-funksjonen
1) For å enkelt legge til en regel som automatisk sorterer f.eks. fellespost i egen mappe, kan man bruke funksjonen "Ordne". Man kan bruke Ordne-knappen på verktøylinjen eller velge "Ordne" på Verktøy-linjen. Merk at epost-delen må være åpen (Inbox eller annen mappe).
2) Valget "Bruke mapper" må være valgt i menyen til venstre. Velg Opprett en regel som flytter meldinger [sendt fra] [post@X.uib.no] til [Fellepost]. Du må altså her velge "Sendt til", så skrive inn din avdelings fellespostadresse og velge mappe der du vil lagre fellesposten (evt lage ny). Til slutt må du klikke [Opprett] for å lage regelen.
3) Du vil så få opp spørsmål om du vil bruke regelen på eksisterende meldinger i Inbox.
Avansert sortering av fellespost via regelveiviser
1) For å automatisk behandle epost i Outlook bruker man regelveiviseren som man finner på Verktøy-menyen.
2) I Regelveiviserens første vindu klikker man på knappen [Ny] for å legge til en ny regel.
3) I vinduet som popper opp merker man av for "Begynn med en tom regel" og velger så "Kontroller meldinger når de mottas". Klikk [Neste].
3b) Merk av for "sendt til mottakere eller distribusjonsliste". Klikker man så på "mottakere eller distribusjonsliste" i tekstfeltet under opner et adressebokvindu seg ("Regeladresse").
4) Man kan så i vinduet "Regeladresse"velge en adresse eller lage en ny kontakt i dette vinduet ved å klikke på knappen [Ny]. Overfør så valgt adresse med knappen [Til ->] og klikk deretter [OK] .
4b) Når adresse er valgt skal det stå riktig regeladresse (fellespostadresse) i det nederste tekstfeltet. Klikk [Neste].
5) Det skal i neste vindu vere merket av for betingelsen "sendt til mottakere eller distribusjonsliste" og riktig epostadresse for din avdelings fellespost skal vere angitt i feltet nederst. Klikk [Neste].
6) Merk av for "flytt den til mappen angitt" øverst. Klikk så på det understrekede ordet "angitt" for å velge mappe hvor fellesposten skal flyttes.
7) Velg mappe hvor fellespost skal flyttes. Om du ikke allerede har en mappe for fellespost, kan en ny mappe lages her med knappen [Ny].
8) Gi et navn til den nye mappen hvor fellespost skal legges (om ikke mappen er laget før). Det kan vere lurt å standardisere på navnet "Fellespost". Pass på at mappen Mailbox - (ditt navn) er valgt for plassering av fellespostmappen. Klikk [OK].
9) Mappen Fellespost skal nå vise under mappen Mailbox - (ditt navn).
10) Man kan legge til unntak fra regelen om ønskelig. Klikk [Neste].
11) Om man har liggende fellespost i innboksen fra før, kan man velge å kjøre regelen på disse for å få flyttet dem til riktig mappe. Pass på at det er merket av for å aktivere regelen.
12) Klikk [OK] for å lukke vinduet med oversikt over regler.
