Lagre i åpne dokumentformater fra Word
Når man skal sende eller distribuere dokuemter til andre, kan det være lurt å unngå Words dokumentformat (DOC). Dette krever at mottakeren har Word, noe man ikke kan være sikker på.
Når dokumentet skal offentliggjøres for publikum (f.eks. studenter) er det krav om at det skal brukes åpne dokumentformater.
Hvis mottakeren skal redigere videre på dokumentet bør man bruke Open Document (Text) Format (ODT). Hvis mottakeren bare skal lese dokumentet, bør man bruke Portable Document Format (PDF). Under vises det hvordan man lagrer i disse formatene i Word.
NB! Framgangsmåten her krever tilleggsprogramvare som er installert på alle Windows PCer som driftes av UiBs IT-avdeling. Hvis du skal gjøre tilsvarende på en privat maskin, vil du trenge å installere gratisprogrammene Sun ODF Plugin for Microsoft Office og PDF Creator
Lagre dokument i Open Document Format (ODT)
- Velg "Lagre som..." fra "Fil"-menyen.
- Skriv inn filnavnet i feltet "Filnavn" på vanlig måte.
- Klikk på nedtrekksmenyen i feltet "Filtype" nederst i dialogboksen, og velg "ODF Text Document".
- Klikk "Lagre".
- Du får opp en dialogboks som advarer om at dokumentet kan inneholde funksjoner som ikke er kompatible med filformatet ODF Text Document. Klikk "Ja" for å lagre.
Lagre dokument som PDF
Denne prosessen foregår som en vanlig utskrift, men i stedet for å skrive ut på en skriver, bruker man programmet PDF Creator som en "skriver" som produserer et PDF-dokument med "utskriften".
- Velg "Skriv ut..." fra "Fil"-menyen.
- Klikk på nedtrekksmenyen i feltet "Navn" øverst i dialogboksen og velg "skriveren" som heter "PDF Creator"
- Klikk OK for å sette i gang "utskriften".
- PDF Creator presenterer en dialogboks der du kan redigere og fylle ut metadata om dokumentet. Dette er vangfritt. Klikk "OK"
- I dialogboksen om lagring, velg hvor du vil lagre PDF-dokumentet og hva det skal hete.
- PDF Creator lager nå PDF-dokumentet. Når det er ferdig presenteres det i ditt leseprogram for PDF (vanligvis Adobe Acrobat Reader) så du kan kontrollere det. Dette er bare en ekstra kontroll; du trenger ikke lagre dokumentet eller gjøre noe annet her. Lukk vinduet.
