Sak.uib.no

Sak.uib.no er et vevbasert verktøy for samarbeid, oversikt og intern informasjonsflyt i saker og oppgaver. Det kan også brukes til å finne og holde oversikt over saker/oppgaver og deltakere. All informasjon ligger på ett sted og er lett tilgjengelig via nettleseren på http://sak.uib.no

Sak.uib.no er en installasjon av Redmine som er tilgjengelig som åpen kildekode med GPLv2-lisens.

---

For tiden er det meldinger fra enkelte brukere at å åpne https://sak.uib.no fra nettleseren Safari for Mac OS X kan resultere i lang ventetid. I slike tilfeller forsøk heller Firefox.

---

Hva kan sak.uib.no brukes til?

Dette er et verktøy for systematisere saker/oppgaver og prosjektlignende arbeid. Det egner seg derfor best brukt til oppgaver som:

• er avgrenset i tid
• krever forskjellige typer ressurser
• har et bestemt resultat
• er tverrfaglige og har deltakere fra forskjellige grupper, seksjoner, avdelinger eller enheter
• krever oppfølging og koordinering

sak.uib.no kan brukes til blant annet å samle og vedlikeholde informasjon om saker/oppgaver:

• planlagte oppgaver
• kalender
• gantt-diagram
• medlemmer med roller
• roller
• oppbygging i eventuelle underprosjekter
• fremdrift / status, også for underprosjekter
• aktiviteter med type, status, prioritet, ansvarlig m.m.
• oppdateringer
• Diskusjonsforum

I rapporterings-verktøyet kan du lage egendefinerte spørringer for saker/oppgaver i en enhet.

Hva kan sak.uib.no ikke brukes til?

• sak.uib.no må ikke brukes til prosjekter som er godkjent av tjenesteeier-forum. prosjektportalen[1] brukes til store og små prosjekter.

• Økonomistyring av prosjekter er ikke del av dette verktøyet. Universitetets økonomisystemer brukes til dette, som PA-prosjektregnskapsmodulen for eksternfinansierte prosjekter.

• sak.uib.no må ikke brukes til data som er personsensitive/konsesjonspliktige overfor Datatilsynet.

Hvem er sak.uib.no for?

Alle ansatte og studenter ved UiB kan ha tilgang til verktøyet. Det kan også brukes som et styringsverktøy for ledere.

Engelsk, norsk og en lang rekke andre språk kan velges for den enkelte bruker.

Hvorfor er dette nyttig for deg og for universitetet?

• Alle involverte kan til enhver tid få god oversikt over alle oppgaver og frister
• Det kan gi bedre planlegging og oppfølging
• Saker/oppgaver og de som eier sakene er synlige for andre
• Ansvars- og rollefordeling kan tilpasses det enkelte sak
• Det kan gi bedre ressursstyring i oppgavefordeling
• Dokumentasjon for saker/oppgaver kan samles praktisk på ett sted
• Det kan gi bedre oversikt over universitetets aktiviteter
• Det kan bidra til mer samarbeid på tvers og slik spare dobbeltarbeid og øke læring på tvers av organisasjonen

Hvordan komme i gang?

Prosjektledere/prosjektansvarlige

• Logg på https://sak.uib.no med ditt UiB-brukernavn og passord
• Nå prosjektleder/prosjektansvarlig har logget inn for første gang, må det meldes inn en sak gjennom UiBhjelp. Da får de nødvendige rettigheter og tilgang i https://sak.uib.no.
• Følgende informasjon må fylles ut når du melder inn en sak til Brita:
  • Navn på hvem som skal ha tilgang til sak.uib.no
  • Den organisatoriske enhet som du tilhører
  • Prosjektnavn
• Grunnopplæring i bruk av sak.uib.no vil vurderes for lokale prosjektansvarlige.

Deltakere

• Etter du har logget inn for første gang, må prosjektleder eller prosjektansvarlig gi deg nødvendige rettigheter og tilgang i prosjektet.

Bruksanvisninger og dokumentasjon

• sak.uib.no - bruksanvisning er en bruksrettet veiledning
• sak.uib.no - administrasjon av prosjekter beskriver administrasjon av prosjekter og instillinger for prosjektledere og prosjektansvarlige
• sak.uib.no - roller beskriver rollene brukere kan tildeles (noe utdatert ..)

• Redmine har en egen user guide på sine nettsider (i Redmine-verktøyet)