Full innboks

Outlook-brukere (E-post på Exchange) har en innboks på maks 5 GB pr bruker (på Exchange-serveren). Dersom man får full innboks er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post.

Finne størrelsen på postboks

Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil -> Informasjon. Under Opprydning i postboks finner du størrelsen på innboksen din.

Tømme slettete elementer

Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe

Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.

Fjerning av vedlegg

Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre det på hjemmeområdet ditt før du fjerner det. Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.

Arkiv

Outlook kan automatisk søke igjennom din postboks og arkivere eldre elementer i en egen fil. Gå til Fil -> Informasjon og velg Verktøy for opprydning og arkiver...

Velg hvilke mapper og e-post du vil at Outlook skal arkivere. Velg deretter hvor arkivfilene skal lagres, det er viktig at du velger ditt W:-område (Unix-katalog). Du må aldri velge C:\ eller D:\. Da har du ikke noen sikkerhetskopi dersom noe skulle gå galt med maskinen din.

Åpne Arkivfil / Datafil

For å åpne en arkivfil eller en datafil må du gå på Fil -> Informasjon -> Kontoinstillinger -> Kontoinstillinger...

Velg fanen som heter Datafiler og klikk på Legg til... Finn den rette arkivfilen og åpne den.

Du vil finne arkivfilene i navigasjonenfanen til venstre i Outlook.

Generelle tips

• Har man mulighet til det, bør man (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller

meldingen fra e-postsystemet.

• Vedlegg som er store og/eller skal sendes til mange mottakere kan enkelt lastes opp til en tjenermaskin for nedlasting via

vev. Gå til http://vedlegg.uib.no

• Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på

størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.

• Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Man kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette

reduserer selvsagt ikke den totale plassen man benytter til e-post. Sletting av e-post man ikke trenger å ta vare på, kommer i tillegg.

• Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.

• Hvis du ikke har Exchange-konto, må du utvide diskplassen på Unix-området ditt (W:). Det kan din Sebra-godkjenner gjøre for deg